Certificación de obra en Excel: cómo montarla
Qué columnas necesita, qué fórmulas lleva, un ejemplo resuelto con números y los fallos más habituales. Y cómo hacer lo mismo sin pelearte con las fórmulas.
Las columnas de una certificación
Una certificación de obra «a origen» es tu presupuesto con unas columnas más. Por cada partida necesitas:
- Del presupuesto: nº, descripción, unidad, cantidad y precio. No se tocan: son el contrato.
- Cantidad a origen: lo ejecutado desde el principio de la obra hasta hoy (no solo lo de este mes).
- Importe a origen: cantidad a origen × precio.
- Anterior: el importe a origen de la certificación anterior.
- Periodo: importe a origen − anterior. Es lo que se cobra este mes.
Al pie, los totales de cada columna. El total del periodo es la base de la factura; sobre ella se suman, si los usas, gastos generales y beneficio industrial, y después el IVA.
Un ejemplo resuelto
Una reforma con dos partidas. En la certificación nº 1 se levantaron 40 m² de solado (380,00 €). Así queda la certificación nº 2:
| Partida | Presup. | A origen | Importe a origen | Anterior | Periodo |
|---|---|---|---|---|---|
| Levantado de solado (9,50 €/m²) | 85 m² | 85 m² | 807,50 € | 380,00 € | 427,50 € |
| Alicatado (28,00 €/m²) | 42 m² | 20 m² | 560,00 € | 0,00 € | 560,00 € |
| Total | 1.367,50 € | 380,00 € | 987,50 € |
Las fórmulas, por fila: importe a origen = cantidad a origen × precio y periodo = importe a origen − anterior. La columna «anterior» se copia (o se enlaza) del importe a origen de la hoja del mes pasado.
Redondea cada importe a céntimos en su fila, antes de sumar. Si redondeas solo el total, tarde o temprano te saldrá un céntimo de diferencia con lo que calcula tu cliente.
¿Y si el periodo sale negativo? Es un abono
Si en la certificación nº 3 se vuelve a medir el alicatado y en realidad había 18 m² y no 20, la cantidad a origen baja a 18 m²: importe a origen 504,00 €, anterior 560,00 € y periodo −56,00 €.
Ese negativo es un abono: corrige lo que se cobró de más y se descuenta del resto del periodo. No hay que rehacer la certificación anterior, que ya está firmada; la corrección va en la siguiente.
Dónde suele fallar el Excel
- Copiar la hoja cada mes. Una hoja por certificación y la columna «anterior» enlazada a la del mes pasado. Un enlace mal puesto y el periodo no cuadra.
- Fórmulas arrastradas. Al insertar una fila, una fórmula se queda sin copiar o apunta a otra celda, y nadie lo ve hasta que el cliente lo pregunta.
- Obra adicional. Meter partidas extra en medio del presupuesto descoloca las filas y ensucia el contrato original.
- Lo firmado no está protegido. Nada impide tocar sin querer la certificación del mes pasado.
- Presentación. Dejar la hoja lista para imprimir o pasar a PDF, con resumen por capítulos, lleva su rato cada mes.
Las mismas columnas, sin fórmulas
Midex funciona como esa hoja, pero las cuentas las hace él.
- En cada partida escribes la cantidad a origen y ves «20 / 42» sobre lo presupuestado. El periodo se calcula solo, también si es un abono.
- Al crear una certificación nueva, la anterior se cierra y queda en solo lectura.
- La obra adicional va como partidas extra de esa certificación, sin tocar el presupuesto.
- PDF con el detalle, lo anterior, el periodo, el resumen por capítulos y el avance en %.
- Si el presupuesto está en Presto o Arquímedes, importas el BC3 y certificas sobre él.
Preguntas frecuentes
¿Tenéis una plantilla de certificación en Excel?
No damos plantilla: con las columnas de esta guía la montas en diez minutos. Si no quieres mantener fórmulas cada mes, Midex hace lo mismo sin ellas y lo puedes probar 14 días gratis.
¿Qué diferencia hay entre «a origen» y «parcial»?
A origen es lo acumulado desde el inicio de la obra; parcial (o del periodo) es solo lo de esta certificación. Se certifica a origen y el parcial se obtiene restando la certificación anterior.
¿Cómo se aplican el IVA, los gastos generales y el beneficio industrial?
Sobre el total del periodo: primero se suman gastos generales y beneficio industrial (si los usas) y después se calcula el IVA sobre esa base.
¿Puedo exportar a Excel desde Midex?
El presupuesto, sí: se exporta a Excel, PDF o BC3. Las certificaciones se exportan a PDF.